Libros contables y auxiliares

Introducción

En este trabajo hablaremos del tema de los libros contables que son el soporte material en la elaboración de la información financiera.

Los libros auxiliares son los que se registran en forma analítica  y detallada la información registrada en los libros principales.

Cuáles son  los libros auxiliares y tipos de libros auxiliares que complementan a los libros contables principales.

Libros Contables

Son los documentos donde se registran las transacciones y situaciones con valor monetario sucedidas en los entes económicos y que serán de fundamento de los estados financieros      como quiera que sus saldos y las operaciones registradas sean la fuente para su elaboración.

Importancia de los libros de contables

·         Los libros de contabilidad además de ser una obligación establecida por el estado, les permite llevar a las empresas una información adecuada, oportuna y precisa de todas las operaciones realizadas en el desarrollo de su actividad económica.

·         Los libros contables son fundamentales para una ordenar las finanzas de una empresa. Gracias a ellos la empresa puede llevar un registro contable, realizar el balance anual y cumplir con sus obligaciones fiscales de forma correcta.

·     La contabilidad debe llevarse al día de cara a mantener el control sobre la misma  evitando que haya errores-y de cara  a justificar los movimientos económicos de la compañía.

La regulación legal de los libros contables

    Los libros contables está contenida en el código de comercio (en adelante c.com) artículo del 25 al 33 ambos inclusive. 

Las cuestiones legales más importantes contenidas en dichos artículos son las siguientes:

 ·         El C. Com comienza indicando “Todo empresario deberá llevar una contabilidad ordenada, adecuada a la actividad de su empresa que permita un seguimiento cronológico de todaa

sus operaciones, así como la elaboración periódica de balances e inventarios”(Art.25)

 ·    Los libros contables deberán ser legalizados en el registro mercantil del lugar donde  tuviera la empresa su domicilio (Art.27)

  ·         Todos los libros deberán ser llevados con claridad por orden de fechas, sin espacios en    blanco, tachaduras o raspaduras. No se pueden utilizar abreviaturas o símbolos. Las  anotaciones deberán expresarse en la moneda nacional(Art.29)

  ·         Los emprendedores conservarán los libros y la documentación correspondiente durante  seis años a partir del último asiento realizado en los asientos. (Art.30)

  ·         El valor probatorio de los libros contables será apreciado por los tribunales conforme a      las reglas generales del derecho. (Art.31)

Libro Contables obligatorios

• Libro Diario:   Es un libro principal, denominado también “diario columnario”, en él se registran en orden cronológico todos los comprobantes de diario elaborados por la empresa durante el mes. Con el fin de obtener el movimiento mensual de cada cuenta, al finalizar el mes se totalizan los registros débitos y créditos, trasladándolos al libro mayor.

• Libro de inventarios y cuentas anuales: El libro de inventario y cuentas anuales se abrirá con el balance inicial detallado de la empresa. Al menos trimestralmente se transcribirán con sumas y saldos los balances de comprobación Se transcribirán también el inventario de cierre del ejercicio y cuentas anuales.

Características del libro  inventario:

• ·         Es detallada porque se especifican las características de cada uno de los elementos que integran el patrimonio.
• ·  Es ordenada porque agrupa los elementos patrimoniales en sus cuentas correspondientes y las cuentas en sus masas patrimoniales.
• ·           Es valorada porque se expresa el valor de cada elemento patrimonial en elementos.

• Libro Mayor: Es un libro principal que deben llevar los comerciantes para registrar el movimiento mensual de las cuentas en forma sintética.  La información que en él se encuentra se toma del libro diario y se detalla analíticamente en los libros auxiliares.

Características del libro mayor

• Se preparan inmediatamente después de la obtención de los comprobantes de diario, Proporcionan información clasificada  cuenta por cuenta  referida a la sumatoria  de los movimientos de cargos como abonos en valores monetarios.
• Proporciona información referente al saldo deudor o acreedor de cada una de las cuentas obtenidos por la diferencia entre el debe menos el haber, que en algunos casos requieren incorporación de ajustes para una adecuada exposición.
•  La cantidad de registros de mayor será igual a la cantidad de cuentas que hayan apropiado en un comprobante diario.
• ·En el libro mayor solo se reflejan las cuentas que hayan sido registradas previamente en los comprobantes de diario
• Constituyen base importante y punto de partida para la preparación del balance de comprobación (sumas y saldos).

 Definición de los Libros Auxiliares

Los libros descritos anteriormente son libros  principales y obligatorios pero tienen el inconveniente de que su formación es sintética  o resumida pues se afectan las cuentas mayores y se omiten omiten las cuentas auxiliares y se requiere conocer en forma detallada el movimiento de estas cuentas.  Para cumplir con esta necesidad de información a nivel analítico se utilizan los libros auxiliares. 

Las partes que integran el libro auxiliar son:

• Fecha de transacción: En esta columna se anota la fecha en que ocurre la transacción.
• Detalle: En esta columna se anota una descripción breve del hecho económico, la cual es la misma del comprobante de contabilidad.
• CD: En esta columna se anota el número de comprobante de contabilidad o comprobante de diario de donde se toman los datos.
• Imputaciones de débito o crédito: En estas columnas se registran los valores débito o crédito según el caso tomados de la columna de parciales del comprobante de contabilidad o de diario.
• Saldo: Esta columna muestra el resultado de sumar o restar del saldo anterior según sea el caso, el valor débito o crédito imputado en las columnas anteriores.

Tipos de libros auxiliares

•  Cuentas de Control. En estos libros se detalla y amplía la información de una cuenta en varias subcuentas, para evitar los inconvenientes que puede ocasionar el manejo de muchos registros individuales de una cuenta.
• Subcuentas: este es el que sustenta la información presentada en los libros mayores y diario contiene los valores correspondientes a las subcuentas y sus auxiliares.
• Auxiliar de Compra y Venta: las empresas utilizan auxiliares de compra y venta donde se registran en forma detallada la información solicitada por la administración de impuestos.
• ·Auxiliar de Vencimiento: Este se lleva con el fin de saber las cuentas por pagar que se tiene con terceros y las cuentas por cobrar.

·         También existen otros tipos de libros que tiene el resto de la información financiera como el      libro de actas  y registro de socios, el libro fiscal, el registro de facturación entre otros. 

Preparado por:

Diana Campos
Eymi Rodríguez
Cathya Carvajal

Kevin Oses