Los
Libros de contables
Introducción
En
esta introducción hemos observado, analizado cada uno de los libros que son
libro contable, diarios, cuentas anuales, auxiliares, mayores en donde se
registran en forma analítica y detallada los valores y la información
registrada.
Existe la obligación de llevarlo ya que esto
deben servir de soporte para conocer las transacciones individuales.
La
contabilidad es suministrar información a los distintos agentes económicos para
ayudarles a tomar decisiones.
Libros
contables
son
aquellos archivos o documentos donde se plasma la información financiera de la
empresa, operaciones que se realizan durante un periodo de tiempo determinado,
y los cuales hay que legalizar de manera periódica.
Los
libros de contables pueden ser de carácter obligatorio o voluntario.
Los
libros obligatorios son:
·
Libro diarios
·
Libro de inventario y cuentas anuales
Los
libros contables voluntarios son:
·
Libro mayor
·
Libros auxiliares
Según el código de comercio, todo
empresario deberá llevar una contabilidad ordenada que permita el orden
cronológico de sus operaciones.
Los empresarios deberán conservar los
libros contables y cualquier documentación relativa durante seis años, además
de legalizar los libros mediante su presentación en el registro mercantil donde
la empresa tenga su domicilio social.
El fin de legalizar los libros contables
es el de sellar la información presentada, de manera que no sea posible
Su manipulación posteriormente
A
parte de los libros contables, recordad que existen otros libros de carácter
obligatorio cuya
Presentación
no es periódica, como, por ejemplo: el libro de registro de socios, libros de
actas o libros de acciones nominativas, los cuales se
legalizan una única vez al comienzo de la empresa.
Libros
diarios
El
Libro Diario o Libro de cuentas es un libro contable donde se recogen, día a
día, los hechos económicos de una empresa. La anotación de un hecho económico
en el Libro Diario se llama asiento o partida es decir en él se registran todas
las transacciones realizadas por una empresa.
Los
asientos o partidas son anotaciones registradas por el sistema de partida doble
y contienen entradas de débito en una o más cuentas y de crédito en otra(s)
cuenta(s) de tal
manera
que la suma de los débitos sea igual a la suma de los créditos. Se garantiza
así que se mantenga la ecuación de
contabilidad.
Así mismo pueden existir documentos contables, que agrupen varios asientos y
estos a
su vez
sean asignados a diferentes cuentas contables.
Libros
inventarios
Se
compone de un balance inicial detallado, un balance de comprobación de sumas y
saldos y un inventario de cierre:
-El
balance inicial detallado de la empresa es una relación valorada de todos los
bienes, derechos y obligaciones de la empresa al comienzo del ejercicio. Este
debe coincidir con el inventario de cierre del ejercicio anterior. La
normativa, pese a requerir que sea detallado, no especifica el nivel de
detalle.
Ver
estructura de un balance inicial detallado.
-El
balance de comprobación de sumas y saldos presentara toda la cuenta con saldo
de la empresa, esto es, tanto las cuentas de balance de comprobación se
transcribirá la suma del debe y la suma del haber de cada cuenta, así como los
saldos de cada una de ellas. el saldo acreedor tiene que coincidir con el saldo.
Este
estado contable se realizará al menos trimestralmente Ver
estructura de un balance de comprobación de sumas y saldos.
El
inventario de cierre comprende una relación detallada y valorada de los
distintos elementos que compone el
patrimonio
de la empresa al final del ejercicio económico. recoge una valoración de los
bienes y derechos del activo,
incluyendo
una descripción con la cantidad y el valor de las existencias al final del
ejercicio, así como el detalle de las obligaciones en el pasivo.
Cuentas
anuales
Las
cuentas anuales muestran los datos culminantes del proceso contable del
ejercicio y pueden llegar a manos de quienes esté interesado en ello. De ahí
que estos documentos deban ser claros y deban expresar la imagen fiel del
patrimonio, de la situación financiera y de los resultados de la empresa a la
que se refieran. Para lograr la imagen fiel han debido aplicarse los principios
de contabilidad generales complementados con las normas particulares de valoración
existente para los elementos constitutivos del patrimonio y del resultado de la
empresa.
Las
cuentas anuales son el balance, la cuenta de <<pérdidas y
ganancias>> y la memoria, y han de formar una unidad. El balance plasma
el patrimonio o la riqueza de la empresa en una fecha dada; la cuenta de
<perdida y ganancias>
expresa
la renta generada o el resultado obtenido durante un ejercicio económico; y,
por último, la memoria amplia y detalla, en prosa, la información contenida en
los documentos.
Libro
mayor
En
contabilidad, el libro mayor es un registro en el que cada página se destina
para cada una de las cuentas contables de una empresa. Cada página va dividida
y consta de 5 columnas: la primera columna es para la fecha, la segunda es para
el concepto, la tercera es la del DEBE, la cuarta es la del HABER y la última
columna es la del saldo. El libro es
utilizado
para llevar un estricto manejo de los ingresos y egresos diarios que obtenga la
empresa
Se le
llama Mayor porque toma el movimiento total de las subcuentas. Por ejemplo, los
distintos proveedores que serían llevados en los libros auxiliares cada uno por
separado, se concentran en una sola CUENTA:
PROVEEDORES
en el Mayor y el encabezado de la página dirá: PROVEEDORES y así por cada una
de las cuentas: CLIENTES, BANCOS sin importar de cuantas subcuentas se
conformen cada una de las CUENTAS. En el Mayor solo se anteriores.
menciona
el monto de la cuenta por un periodo determinado, generalmente un mes.
Siguiendo con el ejemplo de la cuenta PROVEEDORES, en la columna del haber se
pondría el
monto
total facturado por todos los proveedores en el mes y en la columna del debe el
total de monto pagado a todos los proveedores durante ese mismo periodo, y la
diferencia entre estas dos dará el saldo que queda al final del mes de cada una
de las cuentas, sin detallar cuánto se le debe a cada uno de los PROVEEDORES,
que eso estará en los Libros Auxiliares.
Libros
auxiliares
Término
utilizado en el área de la contabilidad, Auditoría y contabilidad financiera
Es un
libro complementario a los principales libros de contabilidad. Su Función es
registrar todas las operaciones que le son propias y centralizarlas en el Libro
Diario mediante un solo asiento contable. Existen, entre otros, los siguientes
Libros Auxiliares:
Caja, Remuneraciones, Retenciones,
clientes
Documento
en que se asientan detalladamente las operaciones que contienen los libros
principales.
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